【必見】議事録って意味ない!?経験者10人の口コミとメリット・デメリット

2024年7月14日2024年9月10日

「議事録って意味ない」

そんな口コミを見て「議事録」は辞めておこうと思いませんでしたか？

この記事では経験者10人に聞いた本音をそのままご紹介しているので、「議事録は意味ない」が本当かウソかはっきりわかります。

議事録で後悔したくない人はこの記事を最後まで読んでくださいね。

筆者

筆者のはなまるです。この記事は私の議事録経験を踏まえて作成したので読者の役に立てると思います。読者の「後悔」をなくすために、日々ブログを書いています。

この記事は消費者庁や国民生活センター・厚生労働省の発信情報を参考にし、コンテンツ制作ポリシーに則り作成しています。

議事録は意味ない!?経験者10人の口コミ

「議事録は意味ない」の真偽について、経験者10人の口コミをご紹介します。

議事録が意味ないと思う人の割合

結論、議事録が意味ないと思う人の割合は4割です。

割合は5割より低いものの、あなたの家族や友人や恋人の中に「議事録は意味ない」と思っている人はいるかもしれません。

筆者

なぜ「議事録は意味ない」と思う人がいるのでしょうか？

議事録が意味ないと思われている理由がわかれば、きっとモヤモヤした気持ちがスッキリ、不安払拭できるはずです。議事録で失敗したくない人は続きをチェックしてください。

議事録が意味ないと思う理由・口コミ

男性

議事録を書いてもほとんど誰も読んでくれず、次の会議で同じ話題が繰り返されるばかりでした。

女性

議事録を書く時間が長く、実際の仕事に手が回らなくなり、結局成果が出ませんでした。

男性

会議の内容がすでにメールで共有されていて、議事録を作る意味が全く感じられませんでした。

女性

重要な決定事項は口頭で伝えられるだけで、議事録に書いた内容が誰の目にも止まりませんでした。

議事録が意味ないと思わない理由・口コミ

男性

私は議事録のおかげで、後日配布資料が必要になった際に迅速に対応できました。記録が残っていると、振り返りが便利です。

女性

議事録は、メンバー間での情報共有に役立ちます。以前、会議内容を確認できたことで誤解が解け、スムーズにプロジェクトが進みました。

男性

議事録を見返すことで、過去の議論内容や決定事項を再確認でき、新しいメンバーにも理解を助ける材料になると実感しました。

女性

以前のプロジェクトで、議事録がなかったために話が食い違った経験があります。それ以来、議事録の重要性を痛感しています。

男性

電話会議などで発言が漏れがちな時も、議事録を活用することで抜け漏れなく全てが記録されるので、非常に助かります。

女性

議事録があることで、時間が経ってもその時の会議内容を振り返ることができ、プロジェクトの進行に非常に役立ちました。

【意味ないは嘘!?】議事録のメリット・デメリット7選

経験者が教えてくれた議事録のメリット・デメリットをご紹介します。

筆者

議事録のメリット・デメリットを知っておけば、失敗は防げます。

議事録のメリット

議事録のメリットを経験者に聞いてみました。

新しいプロジェクトもスムーズに進行。議事録で役割分担が一目瞭然。

過去の会議内容が簡単に確認でき、重要なポイントを思い出すのが楽に。

議事録で各自のタスクと期限が明確に。チームの生産性が向上した。

議事録を見返すことで新しいアイデアが浮かびやすくなり、議論が充実。

会議の振り返りがしやすくなり、次回改善点を効率よく議論できた。

議事録により欠席メンバーも全体像を把握しやすく、参加意識が向上。

議事録で課題と進捗が可視化され、プロジェクトの一貫性が保たれた。

以上が経験者が教えてくれたメリットです。

議事録のデメリット

議事録のデメリットを経験者に聞いてみました。

議事録のミスで重大な誤解を招き、取引先とのトラブルにつながった。
録音の聞き直しで膨大な時間を消費し、効率が悪いと感じたことがある。
議事録の内容が曖昧で再確認に時間を取られ、結果として進捗が遅れた。
話し手が複数いた場合、誰が何を言ったかを再構成するのが困難だった。
記録内容が偏り、特定の意見ばかりが反映される問題が発生した。
フォーマットや書き方の統一が難しく、後で見返しても分かりにくい議事録になった。
リアルタイムでの記録に集中しすぎて、自分の意見を言えなかったことがある。

以上が経験者が教えてくれたデメリットです。

意味ない「議事録」の代わりになるおすすめ10選

議事録が意味ないと思う人は、ゼロではありません。

この章では議事録の代わりになるものとおすすめ理由をご紹介します。

実際の経験者が選んだおすすめなので、きっとあなたの正解がこの中にあるはずです。

男性

ノートアプリ「Evernote」を利用している。同時編集ができて、ポストミーティングの整理が楽に。

男性

「Notion」は議事録とタスク管理が一体になっているので非常に便利。シンプルで見やすい。

男性

Googleドキュメントを使うと、リアルタイムでメンバーと共有・編集できるので、すぐにレビューができます。

男性

「Microsoft OneNote」で議事録をとる。いつでも同期できる機能が重要な会議にはぴったり。

男性

「Productboard」で議事録をとるようにした。プロジェクト管理機能と合わせて便利。

女性

「Trello」はカンバン形式で視覚的に議事録を管理でき、進行中のタスクも見やすい。

女性

「Slack」を使い、会議の流れを複数人でリアルタイムにメモ。後でまとめる手間が省ける。

女性

「Zoom」の録画機能で会議内容を記録し、後で振り返りや再確認に利用することが多い。

女性

「Asana」を使って議事録を記録し、そのままタスクに変換できるので効率が良い。

女性

「Dropbox Paper」を使うと、シンプルなインタフェースで議事録もタスクも一括管理できる。

議事録に関するよくある質問【意味ない以外】

筆者

議事録に関するよくある質問と回答をご紹介します。

議事録は本当に必要なの？

議事録は会議内容の記録として重要です。内容が明文化されることで後から確認することが容易になり、誤解や抜け漏れを防ぎます。

議事録を取るメリットは？

議事録は意思決定や会議の進捗確認に役立ちます。また、出席者が後で内容を振り返ることができ、責任の明確化と業務の効率化に貢献します。

議事録を取らないデメリットは？

議事録がないと、会議内容や決定事項が曖昧になる可能性があり、責任の所在が不明確になる、後で確認が難しいなどのデメリットがあります。

議事録の有効な活用方法は？

議事録を有効に活用するために、決定事項や次回までの課題を明記し、共有して関係者全員が確認・了承することが重要です。

議事録を簡素化してもいい？

議事録は簡潔であっても重要事項を明確に記載する必要があります。ただし、要点を短くまとめることで作成時間を短縮することは可能です。

誰が議事録を作るべき？

議事録は会議の主催者や指定された記録担当者が作成するのが一般的です。専門知識が必要な場合には、その分野の担当者が適任です。

議事録のフォーマットは？

議事録のフォーマットに決まりはありませんが、議題、参加者、発言内容、決定事項、次回の課題など基本的な要素を網羅することが推奨されます。

議事録の品質を向上させるには？

議事録の品質向上には、会議中の重要事項を逃さないようにするとともに、会議後すぐに清書して参加者に共有・確認を依頼することが有効です。

議事録は誰に共有すべき？

議事録は会議の出席者全員に共有するのが基本ですが、必要に応じて関連部門や上層部にも共有することで、意思疎通を円滑にすることができます。

議事録を電子化する利点は？

議事録を電子化することで、検索や共有が容易になり、ペーパーレス化によるコスト削減や情報管理の効率化が期待できます。